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Kontaktphase/Beratung & Information/KI im Backoffice
Use Case: Produktivitätssteigerung und umfassende Vernetzung der Geschäftsprozesse durch Microsoft 365 Copilot
Einsatzbereiche
Interne Assistenz: Unterstützung von Mitarbeitern durch Vereinfachung und Automatisierung von Aufgaben
Hauptfunktionen:
- Automatische Textgenerierung und -bearbeitung
- Datenauswertung und Formelerstellung in Excel
- E-Mail-Zusammenfassungen und Antwortvorschläge in Outlook
- Interne Terminerstellung in Outlook und Teams
- Automatische Meeting-Notizen und Transkriptionen in Teams
Einzelne Funktionen im Detail:
1.) Copilot Chat: Webbasierter Chat mit GPT-4o
- Automatische Textgenerierung
- Dokumente zum Chat hinzufügen
- Copilot Chat bitten,
- wichtige Punkte in einem Word-Dokument zusammenfassen:
- Daten in einer Excel-Tabelle zu analysieren
- Verbesserungen für eine PowerPoint-Präsentation vorzuschlagen
2.) Copilot-Seiten: Integration von Copilot Chat zur Zusammenarbeit mit Kollegen
Umwandeln von Copilot-Antworten in teilbare Seite zum gemeinsamen Bearbeiten
3.) Copilot in Outlook: Automatisierte E-Mail-Erstellung
Schritt für Schritt
- Neue E-Mail schreiben
- Copilot aktivieren und Klicken auf „Entwurf erstellen“
- Eigene Eingabeaufforderung eingeben
- E-Mail-Entwurf generieren
- Überprüfung und Anpassung
- Finalisieren und Senden
Automatische Terminplanung in Outlook und Teams per Chat-Befehl:
- Öffnen von Outlook oder Microsoft Teams
- Starten des Copilot-Chat (im Kalenderbereich)
- Eingeben von Anfrage, z. B.: „Plane einen Termin mit Tom und Lena nächste Woche und finde eine passende Zeit.“
- Automatisches Erstellen von verfügbaren Zeitfenstern
- Bestätigen oder Anpassen des Vorschlags oder „Erstelle eine Besprechungseinladung für unser Status-Meeting am Freitag um 10 Uhr.“
Erinnerungen und Follow-ups:
Automatische Erinnerungen erstellen
- Schreiben in Outlook oder Teams: „Erinnere mich an das Meeting mit Tom morgen um 15 Uhr.“
- Automatische Erinnerung im Kalender
Aufgaben aus Meetings ableiten
- Nach Meeting: „Erstelle eine Liste aller besprochenen Aufgaben und erstelle Follow-ups.“
- Generierung einer To-Do-Liste und Speichern in Microsoft To Do oder Planner
Management und Priorisierung:
Mircrosoft hat zwei Videos erstellt, die das Managen und Priorisieren des Posteingangs mit Hilfe des Co-Pilots anschaulich erklären.
4.) Copilot in PowerPoint: Automatische Präsentationserstellung
- Neue Präsentation erstellen
- Copilot aktivieren
- Präsentation aus Datei erstellen
- Datei auswählen (Word oder PDF)
- Präsentation generieren
- Bearbeitung und Anpassung
Hinweis: Präsentation erstellen auch mit der Benutzeroberfläche von Canva, Copilot Chat und Vorlagen möglich
5.) Copilot in Excel: Automatische Datenanalyse und -verarbeitung
- Excel-Arbeitsmappe öffnen
- Copilot aktivieren
- Eingabeaufforderungen nutzen: z. B.: „Markiere die drei höchsten Werte im Jahresumsatz fett.“ Oder „Füge eine neue Spalte hinzu, die den prozentualen Unterschied zwischen Spalte A und C berechnet.“
5.) Copilot in Teams:
Nutzung im Chat und in Kanälen
- Wechseln zu Chat auf der linken Seite von Teams
- Oben in Teams-Chatliste Copilot auswählen
- Prompt eingeben um z.B.
- Kurzfassung von langen Unterhaltungen zu generieren
- Wichtige Punkte zu extrahieren
- Antwortvorschläge und Nachrichtenoptimierungen zu erstellen
- „Senden“ auswählen
Meeting-Notizen und Nachverfolgung:
- Notizen während des Meetings automatisch erfassen
- Starten eines Microsoft Teams Meetings
- Aktivieren des Copilots auf „Copilot starten“
- Automatische Erstellung von exportierbaren Notizen
- Zusammenfassungen von verpassten Meetings erhalten
- „Gib mir eine Zusammenfassung des Meetings von heute Morgen.“
- Automatische Erstellung einer Kurzfassung
Vorteile:
- Produktivität und Kreativität steigern
- Effizienz steigern
- Mitarbeiter entlasten
- Aufgaben vereinfachen
- Nahtlos zusammenarbeiten
- Geschäftsprozesse optimieren
Hinweise:
- Microsoft Lizenz muss bereits vorhanden sein
- 28-30 EUR/Monat
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YouTube Video Copilot Chat: https://www.youtube.com/watch?v=rc-fc7pT9nwhttps://www.youtube.com/watch?v=rc-fc7pT9nw
YouTube Video Copilot Pages: https://www.youtube.com/watch?v=oxxqw0E7Io8
YouTube Video Copilot Outlook Manage Inbox: https://www.youtube.com/watch?v=PSTSOyBccnY
YouTube Video Copilot Outlook Prioritize Inbox: https://www.youtube.com/watch?v=9fEgd6WDP2w
YouTube Video Copilot Power Point: https://www.youtube.com/watch?v=fzoZ_f7ji5Q
YouTube Video Copilot Power Point Narrative Builder: https://www.youtube.com/watch?v=Agrc_gcD4KU
YouTube Video Copilot Teams: https://www.youtube.com/watch?v=N1gpkk-MwpY
Webseite Microsoft Copilot: https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/copilot?market=de
Webseite Copilot Skilling: https://support.microsoft.com/de-de/copilot-skilling